Die strukturierte Aufgabeplanung ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Selbstorganisation. Persönliche und berufliche Ziele werden durch die konsequente Bearbeitung einzelner Aufgaben erreicht. Gleichzeitig trägt eine realististische Planung dazu bei, langfristig motiviert zu bleiben, einen Überblick zu beahlten und die Prioritäten richtig zu setzen. Im folgenden Artikel wird die Perspektive Bottom-up und Top-down an praktischen Beispielen betrachtet.
Dringlichkeit: Bottom-up
Bei der Bottom-up Methode steht die konkrete Aufgabe im Mittelpunkt, die durch äußere Anforderungen oder Termine entsteht. Ein Aufschieben kann unmittelbare negative Folgen haben, weshalb diese Aufgaben Aufgaben häufig eine hohe Dringlichkeit besitzen. Die Aufgaben sind in der Regel klar definiert, gut planbar und die Komplexität reicht meist von niedrig bis mittel.
- Steuererklärung erstellen
- Arzttermin
- Bewerbung schreiben
Als Methode zur Bearbeitung dieser Aufgaben kann die Pomodoro Technik verwendet werden.
Große Ziele: Top-down
Nicht alle Vorhaben lassen sich sofort als konkrete Aufgaben formulieren. Große Ziele sind häufig komplex, langfristig und anfangs nur schwer planbar. Deshalb werden sie bei der Top-down Strategie schrittweise in kleinere Teilziele und konkrete Aufgaben zerlegt. Die Herausforderung besteht darin, aus einer groben Zielvorstellung einen realistischen und umsetzbaren Plan zu entwickeln.
- Berufliche Orientierung finden
- Beziehungen aufbauen und pflegen
- Selbständigkeit aufbauen
Zur Planung kann ein Kanban Board verwendet werden, auf dem die einzelnen Aufgaben organisiert und anschließend mit der Pomodoro Technik bearbeitet werden.
Der Alltag: eine Kombination aus beiden Strategien
Eine gute persönliche Aufgabenplanung ergibt sich aus der Kombination beider Strategien. Dringende Aufgaben werden zeitnah bearbeitet, während gleichzeitig langfristige Ziele konsequent verfolgt werden. Für wichtige Aufgaben können feste Zeitblöcke reserviert werden. Langfristige Ziele sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.